विषयसूची:
- दस्तावेज़ संग्रह
- कागज भंडारण की प्रासंगिकता
- सामान संग्रहित करना
- कार्यालय में कागजी कार्रवाई सहेजना
- दीर्घकालिक बचत के लिए दस्तावेजों की डिलीवरी
- होम आर्काइव
- घरेलू मूल्यों का संगठन
- सामग्री वितरण के लिए टिप्स
- DIY स्टोरेज बॉक्स
2024 लेखक: Sierra Becker | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2024-02-26 05:02
दस्तावेजों में आदेश इष्टतम और तेज़ कार्य परिणामों के लिए महत्वपूर्ण है। यह आपको आवश्यक कागजात को जल्दी से खोजने की अनुमति देता है, साथ ही उन्हें बाहरी कारकों के प्रभाव से भी बचाता है। दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण और सुरक्षा को सुनिश्चित करने के लिए, आपको यह जानना होगा कि उन्हें सही तरीके से कैसे संग्रहित किया जाए और इसके लिए किन साधनों की आवश्यकता है।
दस्तावेज़ संग्रह
जन्म से लेकर अंतिम दिन तक मानव जीवन का कोई भी क्षेत्र कागजी कार्रवाई के साथ होता है। वे विभिन्न महत्व, मूल्य, भंडारण की अवधि के हो सकते हैं। लेकिन यह तथ्य कि उनमें से अधिकांश को एक निश्चित समय के लिए उचित स्थिति में रखा जाना चाहिए, एक सच्चाई है। लंबी अवधि के लिए कागजों की बचत सुनिश्चित करने के लिए दस्तावेजों के भंडारण के लिए बक्से का उपयोग करें। आज, उन्हें स्वतंत्र रूप से खरीदा या हाथ से बनाया जा सकता है।
कागज भंडारण की प्रासंगिकता
मूल और प्रतियों को सहेजने की हमेशा आवश्यकता होती है।
- छोटा, मध्यम औरबड़े उद्यमों, सरकारी एजेंसियों में, संग्रह करना एक कानूनी आवश्यकता है।
- कार्यालय में, विशेष रूप से मानव संसाधन, लेखा, व्यापारिक कंपनियों में, यह आपको कार्य प्रक्रिया को अनुकूलित करने, कार्य क्षेत्र को उतारने और नए और मौजूदा दोनों कर्मचारियों के लिए कार्यों की निरंतरता सुनिश्चित करने की अनुमति देता है।
- घर पर, यह आदेश सुनिश्चित करता है और आपातकालीन परिस्थितियों सहित, सही समय पर आवश्यक कागजात खोजने की क्षमता सुनिश्चित करता है।
सामान संग्रहित करना
दस्तावेज़ भंडारण बक्से का उपयोग आमतौर पर कागज बचाने के लिए किया जाता है। आज, उनके लिए रिक्त स्थान मुफ्त बिक्री के लिए उपलब्ध हैं। एक नियम के रूप में, उन्हें ए 4 पेपर के लिए प्रदान किया जाता है। लेकिन अन्य आकार भी हैं। कुछ निर्माता उपभोक्ताओं को विशेष पेपर बॉक्स प्रदान करते हैं जिसमें कागज के कई बॉक्स संग्रहीत किए जा सकते हैं। वे बिना इकट्ठे बेचे जाते हैं, और एक साधारण निर्देश किसी भी खरीदार के लिए उन्हें इकट्ठा करना आसान बनाता है। ऐसे बक्से का उपयोग आपको अनावश्यक व्यावसायिक कागजात से छुटकारा पाने की अनुमति देता है, और यदि आवश्यक हो, तो जल्दी से सही दस्तावेज़ ढूंढें। उचित रूप से चयनित बॉक्स प्रारूप आपको अंतरिक्ष के मुद्दे को बेहतर ढंग से हल करने और मूल्यवान सामग्रियों को लंबे समय तक बचाने की अनुमति देता है। और कई बार मूल और प्रतियों की स्पष्ट संरचना कर्मचारियों द्वारा कार्यों की गति को बढ़ा देती है।
कार्यालय में कागजी कार्रवाई सहेजना
कार्यस्थल में कागज को तत्वों से बचाने के लिए कार्डबोर्ड बॉक्स सबसे अच्छा विकल्प हैं।दस्तावेज़ भंडारण। उनका उपयोग करने के लिए, सामग्री को विषय के आधार पर समूहों में वितरित करना और उन्हें या तो थोक में, या अलग-अलग फाइलों में, या फ़ोल्डर्स, फ़ोल्डर्स या अन्य प्रकार में एकत्र करना आवश्यक है। और फिर आवश्यक आयामों के अनुसार बक्से उठाएं। वे सस्ती हैं, इसलिए आप अपनी जरूरत की मात्रा खरीद सकते हैं। बक्से को विशालता, स्थायित्व और पर्यावरण मित्रता की विशेषता है। हाथ के स्लॉट इसे उठाना और इधर-उधर ले जाना आसान बनाते हैं, जबकि ढक्कन (टिका या हटाने योग्य) धूल को बाहर रखता है। कार्डबोर्ड पर बाहर आप दस्तावेजों के प्रकार पर हस्ताक्षर कर सकते हैं। एक नियम के रूप में, कार्यालय भंडारण बक्से मुद्रित ग्राफिक निर्देशों के बिना बेचे जाते हैं, इसलिए उन्हें आसानी से इकट्ठा और अलग किया जा सकता है और यदि आवश्यक हो, तो एकांत जगह में छिपाया जा सकता है।
दीर्घकालिक बचत के लिए दस्तावेजों की डिलीवरी
एक भी सरकारी एजेंसी या निजी उद्यम जो गंभीर व्यवसाय करता है, दस्तावेजों को संग्रहीत किए बिना नहीं कर सकता। प्रशासनिक, कर, कार्मिक, लेखा और अन्य प्रलेखन की एक अलग भंडारण अवधि होती है, जिसे सूची संख्या 578 द्वारा नियंत्रित किया जाता है। यह एक अनिवार्य प्रक्रिया है, जो अक्सर काफी लंबी बचत अवधि (75 वर्ष तक) प्रदान करती है। इस मामले में, सभी कागजों को छाँटा जाता है, बक्सों में रखा जाता है और इन उद्देश्यों के लिए प्रदान किए गए परिसर को सौंप दिया जाता है। इस मामले में बक्से के लिए विशेष आवश्यकताएं हैं: वे टिकाऊ कार्डबोर्ड से बने होने चाहिए (आदर्श रूप से, यदि वे गोस्ट आवश्यकता को पूरा करते हैं, तो उनके पास भी हैनिर्दिष्ट वारंटी अवधि के समान)। इस मामले में, दस्तावेजों और कार्डबोर्ड बक्से के भंडारण के लिए अभिलेखीय बक्से का उपयोग करना बेहतर होता है। बाद वाले कागजात के लिए कई कंटेनरों के लिए पात्र हैं। उनके पास तार हैं क्योंकि वे लंबी अवधि के भंडारण के लिए अभिप्रेत हैं।
सुविधा के लिए, आप सामग्री के ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज भंडारण दोनों के लिए बक्से भी उठा सकते हैं। यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि निजी उद्यम हैं जो ग्राहक द्वारा दिए गए आयामों के अनुसार कागजात के लिए कंटेनर बनाने के लिए तैयार हैं।
होम आर्काइव
हर वयस्क को अपने घरों की दीवारों के भीतर महत्वपूर्ण कागजात रखने की चिंता करनी चाहिए। आखिरकार, बहुत बार आपको अपनी पहचान, शिक्षा, संपत्ति के स्वामित्व आदि की पुष्टि करने वाले दस्तावेज उपलब्ध कराने होते हैं। अनावश्यक वित्तीय खर्चों से बचने और अपने अधिकारों का प्रयोग करने में सक्षम होने के लिए, आपको घरेलू उपकरणों के लिए वारंटी कार्ड, इसके लिए मैनुअल रखना होगा। संचालन, खरीद रसीदें। आपात स्थिति में दस्तावेजों की तत्काल आवश्यकता हो सकती है: अचानक प्रस्थान, आग, प्राकृतिक आपदा, आबादी की निकासी की स्थिति में…
प्रतिभूतियों के मूल और प्रतियां एक ही स्थान पर होनी चाहिए, जो चुभती नजरों से छिपी हों, क्रमबद्ध और बाहरी कारकों से सुरक्षित हों। इस उद्देश्य के लिए घर पर दस्तावेजों के भंडारण के लिए एक बॉक्स तैयार किया जाए तो अच्छा है। इसे खरीदा जा सकता है, एक छोटी सी कीमत के लिए एक स्टोर पर कार्डबोर्ड खाली खरीदकर बनाया जा सकता है, या आप किसी भी अनावश्यक बॉक्स को अनुकूलित कर सकते हैं। यदि संग्रहीत नहीं हैमूल, उनकी दर्दनाक खोज सुनिश्चित की जाएगी, और नुकसान के मामले में बहाली के लिए बहुत समय, वित्त, और सबसे महत्वपूर्ण, नसों की आवश्यकता होगी।
घरेलू मूल्यों का संगठन
कागजातों और दस्तावेजों के भंडारण के लिए बक्से खरीदने या उन्हें स्वयं बनाने के लिए, आपको सभी सामग्रियों को अलग करना होगा और उन्हें समूहों में क्रमबद्ध करना होगा, उदाहरण के लिए:
- व्यक्तिगत दस्तावेज़;
- स्वामित्व दिखाने वाले कागजात;
- ऋण समझौते, लेनदेन पर भुगतान;
- परिवार के सदस्यों के स्वास्थ्य की स्थिति के बारे में कागजात, परीक्षा उत्तीर्ण, डॉक्टरों की राय;
- सामान, वारंटी कार्ड आदि के भुगतान की पुष्टि करने वाली सामग्री
प्रतिभूतियों की वैधता की अवधि को ध्यान में रखना आवश्यक है, क्योंकि उनमें से कुछ विश्लेषण के समय प्रासंगिक नहीं हो सकते हैं।
सामग्री वितरण के लिए टिप्स
मूल और प्रतियां आकार में भिन्न हो सकती हैं, इसलिए मेल खाने के लिए फाइलिंग बॉक्स भी बनाए जा सकते हैं। इस मामले में, मूल को क्रमबद्ध किया जा सकता है:
- महत्व के क्रम में;
- आकार के अनुसार;
- प्रासंगिकता की अवधि के अनुसार;
- प्रकार के अनुसार (कार्य, घर…);
- घटनाओं पर।
इस तरह के व्यवस्थितकरण से सही कागजात खोजने में समय की बचत होगी और उन्हें बच्चों, अजनबियों और बाहरी कारकों से बचाया जा सकेगा।
DIY स्टोरेज बॉक्स
परिवार और कार्यालय सामग्री के बीच मुख्य अंतर उनके आकार का है: काम परयह आमतौर पर A4 होता है, जबकि घर पर पेपर बहुत अलग होता है। इसलिए, आप अपने हाथों से दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए बक्से बना सकते हैं। कई विकल्प हैं:
- आप सुपरमार्केट के किसी भी घरेलू विभाग में एक ब्लैंक खरीद सकते हैं और निर्देशों का पालन करते हुए उसे असेंबल कर सकते हैं।
- यदि आपको छोटे आकार के बॉक्स की आवश्यकता है, तो आपको चित्र लेने, उन्हें डाउनलोड करने, उन्हें कार्डबोर्ड पर स्थानांतरित करने और उन्हें गोंद करने की आवश्यकता है। यदि निर्दिष्ट आयाम उपयोगकर्ता के अनुकूल नहीं हैं, तो आप वर्कपीस के आयामों को कई बार कम करते हुए, ड्राइंग को कागज पर स्थानांतरित कर सकते हैं।
- सबसे आसान विकल्प यह है कि कोई भी बॉक्स लें जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है और इसे मूल के लिए स्टोरेज में रख दें।
- अपनी ड्राइंग के अनुसार बनाएं। इसलिए, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत दस्तावेजों (पासपोर्ट, जन्म प्रमाण पत्र, अधिकार, शिक्षा डिप्लोमा) के लिए एक बॉक्स बनाने के लिए, आपको मजबूत कागज (कार्डबोर्ड) की 2 शीट लेने की जरूरत है, प्रत्येक से आवश्यक आकार का एक वर्ग काट लें, एक (ढक्कन के लिए) में अतिरिक्त 1.5 सेमी जोड़ें। फिर प्रत्येक शीट को आधा और अलग-अलग विकर्णों में मोड़ें। कुल 3 पंक्तियाँ होनी चाहिए। अगला, कोनों को केंद्र की ओर मोड़ना चाहिए, और फिर प्रत्येक पक्ष को मोड़ना चाहिए ताकि इसका किनारा शीट के बीच से होकर गुजरे। अंतिम चरण मौजूदा लाइनों के साथ पेपर बॉक्स को इकट्ठा करना और किनारों को गोंद करना है।
साथ ही ऐसे किसी भी बॉक्स को रंगीन कागज, गोंद, कैंची का उपयोग करके इंटीरियर के रंग से मेल खाने के लिए सजाया जा सकता है। भरे हुए "वॉल्ट्स" को सीधी धूप, नमी और बच्चों से दूर रखना चाहिए।
दस्तावेज मानव जीवन के साथी हैं। आप संग्रह में दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए बक्से की मदद से उनकी सुरक्षा सुनिश्चित कर सकते हैं, और यदि वित्तीय स्थिति इसकी अनुमति नहीं देती है, तो आप तात्कालिक सामग्री का उपयोग करके उन्हें स्वयं बना सकते हैं। और फिर काम पर और घर पर एक शांत वातावरण प्रदान किया जाता है।
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